先明確報告要說明什麼
一份清楚的交付記錄應當說明原始狀況、完成了哪些工作,以及還有哪些事項需要處理。建立工作時,只填寫這次交付所需的客戶資料。第一次使用時,可以先建立一份範例工作記錄來熟悉操作。
1. 為每項檢查發現建立問題記錄
使用具體標題,例如「外牆裂縫」。分別記錄檢查發現、已完成工作和後續建議。按實際情況選擇狀態;一張照片本身不能證明修復已經完成。
2. 加入修前與修後照片
將圖片放入正確的階段。盡量從相近角度和距離拍攝同一區域,便於比較。從另一個角度拍攝的修復前照片,不應標記為修後照片。
用箭頭等標註指出細節。特寫不容易看懂時,保留一張環境全景。沒有修後照片可以如實留空,不要用無關照片替代。
3. 檢查文字說明
把觀察到的事實與結論分開。現場可以主動開啟語音輸入,檢查轉錄文字後再套用。姓名、尺寸和專業詞彙應額外核對。
4. 調整 PDF 排版
進入報告頁(Reports),選擇 A4 或 Letter,調整列數及圖片佈局,再決定是否展示時間或 GPS。產生預覽後檢查長文本、圖片標註和分頁。
5. 分享已經檢查的版本
使用「分享 PDF」或「儲存到檔案」。匯出的報告是產生當時的快照,之後編輯 App 內記錄不會改變已經發出的副本。記錄變更後,應重新產生並分享新版,讓接收者能分辨日期。
新增、編輯和產生新 PDF 需要有效的 Pro 訂閱或符合條件的 App Store 試用;訂閱到期後,已產生的 PDF 仍可閱讀與分享。